Dropfill50명에게 급여명세서 보내는 데 5분? (야근 이제 그만)
월급날은 모두가 기다리는 날이지만, 급여명세서를 발송해야 하는 담당자에게는 바쁜 날이기도 합니다.
상상을 해보세요. 바탕화면 '1월 급여명세서' 폴더에 50명의 PDF 파일이 쌓여 있습니다.
이메일을 켜고, 받는 사람 주소를 쓰고, "안녕하세요 000님..." 본문을 쓰고, 홍길동_급여.pdf 파일을 찾아 첨부하고... 실수로 김철수 파일을 홍길동에게 보내지 않았는지 식은땀을 흘리며 확인합니다. 😱
이 짓을 49번 더 반복해야 합니다. 눈이 침침해지고 손목이 시큰거리죠.
더 스마트한 방법이 없을까요? 있습니다. 그것도 내 컴퓨터에 있는 민감한 인사 데이터를 어딘지도 모르는 클라우드 서버에 올릴 필요 없이 안전하게 말이죠.
Dropfill을 사용해서 이 고된 작업을 어떻게 자동화하는지 알아봅시다. 오늘은 "급여명세서 발송"을 예시로 들게요. (물론 거래처 견적서, 학생 성적표, 행사 티켓 발송도 똑같습니다!)
1. 파일 준비하기
먼저 파일들이 준비되어 있어야겠죠? 바탕화면에 1월_명세서 폴더를 만들고 PDF 파일들을 넣어두셨을 겁니다.
파일명은 무엇이든 상관없습니다. 중요한 건 파일명에 누구의 것인지 식별할 수 있는 정보(이름 등)가 들어있기만 하면 됩니다.
급여_홍길동_1월.pdf1월_김철수_명세서.pdf
파일명에 "홍길동"이 들어있다면 Dropfill이 알아서 홍길동에게 보내 줄 겁니다.
2. Dropfill 실행하기
앱을 켜면 아주 심플합니다. 수신자(Recipients) -> 작성(Compose) -> 첨부(Attachments) -> 미리보기(Preview). 이 흐름만 따라오세요.
1단계: 누구에게 보낼까요? (Recipients)
Recipients 탭으로 갑니다. 직원 명부가 담긴 **엑셀(Excel)**이나 CSV 파일이 있으시죠? Import File 버튼을 눌러서 불러오세요.
화면에 데이터가 쫙 뜰 겁니다. 여기서 어떤 열(Column)이 이메일 주소인지 Dropfill에게 알려주기만 하면 됩니다.
꿀팁: 주소록을 일일이 메일에 등록할 필요가 없습니다. 그냥 가지고 계신 엑셀 파일 그대로 쓰세요.
2단계: 메일 작성하기 (Compose)
이제 메일을 쓸 차례입니다. 아까 불러온 엑셀 파일의 정보를 활용해서 메일을 아주 개인적으로 만들 수 있습니다.
딱딱하게 "급여명세서 송부 건"이라고 쓰지 마세요.
안녕하세요 {이름}님, 이번 달 {부서} 업무 하시느라 고생 많으셨습니다.
이렇게 쓰면 Dropfill이 알아서 {이름}은 "홍길동"으로, {부서}는 "영업팀"으로 바꿔줍니다.
3단계: 첨부파일 매칭 (Attachments)
이게 진짜입니다. 어떻게 홍길동_파일.pdf는 홍길동에게, 김철수_파일.pdf는 김철수에게 보낼까요? 하나하나 지정해야 할까요?
아니요, Dropfill에게 규칙만 알려주면 됩니다.
- Add files를 눌러
1월_명세서폴더를 통째로 선택합니다. - Match By (매칭 기준) 설정을 봅니다.
- 엑셀의 이름 컬럼을 선택합니다.
끝입니다! Dropfill이 목록의 "홍길동"을 보고, 폴더 안의 파일들 중에서 "홍길동"이라는 글자가 포함된 파일을 자동으로 찾아 첨부합니다.
잠깐! 이름 말고 사번으로 매칭하고 싶다면? 엑셀에 사번이 있고 파일명에 사번이 있으면 됩니다. 거래처명으로 견적서를 보내고 싶다면? 똑같이 거래처명으로 매칭하면 됩니다.
4단계: 미리보기 및 검증 (Preview)
발송 버튼 누르기 전에 Preview 탭에서 확인해봅니다.
홍길동 님의 미리보기 화면에 급여_홍길동_1월.pdf가 잘 붙어있나요? 본문에 이름은 제대로 들어갔나요?
몇 명 랜덤하게 클릭해보며 확실하게 검증하세요.
모든 게 완벽하다면 심호흡 한 번 하고 Send를 클릭합니다.
3. 발송 완료
이제 Dropfill이 내 컴퓨터에서 안전하게 메일을 하나씩 발송하는 동안, 의자에 기대어 커피 한 잔 하시면 됩니다. 진행률 바가 쭉쭉 올라가는 걸 구경하는 재미도 쏠쏠하죠.
끝났습니다! 한 시간 걸릴 일을 5분 만에 끝냈네요. 이제 남은 시간은 더 가치 있는 일에(혹은 휴식에) 쓰세요. ☕️
직접 해보고 싶으신가요? Dropfill 다운로드 받아서 무료로 시작해보세요. 맥(Mac)과 윈도우(Windows) 모두 지원합니다.